Как настроить Blubil для компании или рабочей группы
1. Создайте группу и добавьте тех, кто контролирует расходы и поступления в компании в целом и в отделах, дайте им права администратора.
2. Теперь начальники отделов, бухгалтеры, менеджеры сами смогут добавить в группу остальных сотрудников, или вы можете сделать это сами.
3. В любое время можно настроить права у каждого пользователя так, чтобы он мог контролировать расходы только определенных пользователей.
4. Администратор может добавлять пользователей и назначать им права, однако иерархия сохраняется и администратор администратора сможет также контролировать вновь добавленных пользователей. Рядовые сотрудники защищены от ошибок администраторов и односторонней редакции их операций. Ни одну операцию, которая была создана с участием двух пользователей не возможно удалить или отредактировать без уведомления обоих пользователей и согласия как минимум обоих пользователей или одного пользователя и администратора или двух администраторов. В любом случае удаленная операция сохраняется в истории и все детали доступны в разделе уведомлений.
5. Начинайте создавать операции.
6. При создании операции можно указать получателя денег, и в этом случае один сотрудник передаст подотчетные деньги другому сотруднику, если получатель не указан, то это обычный расход и деньги будут списаны с баланса пользователя на сумму операции.
7. Баланс пользователя указывает на наличие или отсутствие у него подотчетных денег. Если баланс положительный, то у сотрудника есть подотчетные деньги, которые он обязан вернуть компании, если не израсходует их в интересах компании на представительские цели, во время командировки или на любые другие связанные с работой расходы. Если баланс отрицательный, то это значит, что компания должна выплатить сотруднику компенсацию в размере его отрицательного баланса, так как сотрудник потратил собственные средства.
8. Сотрудники получают подотчетные средства не только у других сотрудников и своих начальников, но и из кассы предприятия или безналичным перечислением на их банковский счет, чтобы отразить такую операцию, создатель операции не указывает отправителя, но указывает получателя, при этом у создателя операции не изменится его собственный баланс, а у получателя увеличится баланс на сумму, которую ему перечислила компания или которую он получил в качестве компенсации в бухгалтерии.
9. Бывают случаи когда сотрудники получают наличные денежные средства от клиентов или из других источников, в этом случае он создает операцию о поступлении, где он получатель и при этом не указывает отправителя, так как деньги поступили не от другого сотрудника компании, а от клиента компании. Его баланс увеличивается на сумму операции и у него появляются подотчетные средства, которые он может потратить в интересах компании или сдать не использованные деньги в бухгалтерию или другим сотрудникам компании, к примеру, своему начальнику.
Как использовать Blubil для учета семейных или личных расходов.
1. При использовании Blubil в компании, отрицательный баланс имеет смысл и показывает сумму, которую сотрудник потратил в интересах компании и в этом размере он должен получить компенсацию от компании, чтобы закрыть его отрицательный баланс.
2. В личных и семейных расходах отрицательный баланс не имеет смысла, так как не возможно рассчитывать на то, что кто-то компенсирует ваши личные расходы. Это единственное отличие в принципе ведение учета корпоративных и семейных или личных расходов. Принцип создания операции о расходах и поступлениях, а также о передаче денег между членами семьи друг другу такой же как и при создании операции о подотчетных средствах.
3. В семейной группе может быть несколько членов семьи, их балансы отражают те деньги которыми они располагают. Каждый из членов семьи может создавать операции о поступлениях и расходах и операции по передаче денег друг другу. Настройки позволяют дать права родителям видеть баланс и расходы детей, но при этом дети не смогут видеть расходы и поступления родителей, также можно сделать настройки так, чтобы взрослые члены семьи не видели расходы и баланс друг друга, но могли видеть расходы детей.
